Vigilo
Kva er Vigilo?
I Vigilo har vi opplysningar om alle barn i Alver kommune og foreldra deira. Vi hentar personopplysningar frå sentralt folkeregister, og kontaktopplysningar (e-post og mobilnummer) frå Kontakt- og Reservasjonsregisteret (KKR). Vi er difor trygge på at informasjonen går til rett mottakar.
I Alver kommune brukar vi Vigilo til mellom anna å fordele av barnehageplass og kommunikasjon mellom heim og barnehage.
Kommunikasjonsløysinga
Frå og med måndag 6. februar 2023 opnar vi i Alver kommune opp for kommunikasjonsløysinga til Vigilo. Denne skal vi bruke til digital kommunikasjon mellom heim og barnehage.
I tillegg til meldingar, fråvær og nyheiter, vil det med kommunikasjonsløysinga også komme nye moglegheiter. Til dømes vil barnehagane kunne sjekke inn/ut barn i Vigilo, og føresette kan legge inn svar på samtykkeskjema.
Korleis kome i gong?
Du har tilgang til kommunikasjon og informasjon gjennom Vigilo foreldreportal og Vigilo App.
Vigilo foreldreportal:
Du loggar deg inn i Vigilo foreldreportal via ID-porten, på nettsida til Vigilo Alver.
Foreldreportalen er tilgjengeleg både på PC og i nettlesar på smarttelefon eller nettbrett. For smarttelefon anbefalar vi likevel å bruke Vigilo App (sjå under).
Trykk her for meir informasjon om korleis du loggar inn på Vigilo sitt hjelpesenter.
Hugs å logge deg ut av Vigilo foreldreportal og lukke nettlesaren når du har gjort det du skulle.
Vigilo App
Vigilo App er eit alternativ til foreldreportalen på Web. Du laster han ned gratis på App Store (iOS), Google Pay (Android) eller App Gallery (HarmonyOS).
Når du loggar deg inn fyrste gong, må du logge deg inn via ID-porten. Då må du lage ein firesifra PIN-kode som du skal bruke når du loggar deg inn neste gong. Alternativt kan du aktivere biometrisk innlogging.
Kvifor bruke Vigilo?
Personvernet og informasjonssikkerheta til innbyggjarane i kommunen er viktig, og både forvaltningslova, personopplysningslova og personvernforordninga (GDPR) stiller strenge krav til kommunen sin behandling av personopplysningar.
For å sikre trygg og effektiv kommunikasjon mellom heim og barnehage, brukar Alver kommune Vigilo si kommunikasjonsløysing. Kommunikasjonen i Vigilo går føre seg bak sikker innlogging og erstatter mindre sikre kommunikasjonsmiddel som e-post og SMS.
Ved å bruke ei lukka løysing er Alver kommune i stand til å behandle personopplysningar på ein forsvarleg måte. Det bidrar dessutan til å sikre at dei tilsette overheld teieplikta (forvaltningslova §13).
Kven har tilgang til kommunikasjon i Vigilo?
Det er kun foreldre med registrert foreldreansvar i Folkeregisteret som får tilgang til informasjon om egne barn i Vigilo Foreldreportal og Vigilo App.
Hovudregelen er at foreldre med foreldreansvar har krav på same informasjon frå barnehagen om sitt barn. Om den eine av foreldra har foreldreansvaret aleine, har den andre forelderen likevel rett på informasjon. I eit slikt høve må du spørje om det konkret, jf. barnelova §47.
Personar som ikkje er definert som foreldreansvarlege, kan ha behov for å bli informert om det skjer noko særskild akkurat dei dagane når dei har omsorg for barnet. Dette kan til dømes vere steforeldre, besteforeldre eller ein nabo som skal passe barnet. Vi gir ikkje tilgang til foreldreportalen for denne gruppa omsorgspersonar.
Alle dei tilsette i barnehagen har tilgang til Vigilo, men dei får ulik tilgang ut i frå kva stilling dei har. Vikarar kan til dømes registere inn - og utsjekk og lese meldingar, men dei kan ikkje opprette møter eller sende ut meldingar til foreldre.
Kva kan du skrive i Vigilo?
Du må vere merksam på kva type informasjon du sender via Vigilo, anten som del av ein melding eller som vedlegg.
Visse kategoriar av personopplysningar omtalar personvernforordninga som særskilde kategoriar av personopplysningar. Desse personopplysningane skal aldri sendast via Vigilo.
Desse kategoriane er:
- Opplysningar om rasemessig eller etnisk opphav
- Opplysningar om politisk oppfatning
- Opplysningar om religion
- Opplysningar om filosofisk overtyding
- Opplysningar om medlemsskap i fagforeining
- Genetiske opplysningar
- Biometriske opplysningar (når behandlingsformålet er eintydig å identifisere nokon)
- Helseopplysningar
- Opplysningar om seksuelle forhold
- Opplysningar om seksuell legning
Om du meiner at det er behov for å dele denne typen personopplysningar med barnehagen, må du nytte deg av Alver kommune - Send sikker elektronisk post.
Du må logge inn via ID-porten for å få tilgang til kontaktskjema. Ved å nytte kontaktskjema sikrar du trygg handsaming av opplysningane du sender til barnehagen.
Det finst ei rekkje andre tilfelle som ikkje involverer personopplysningane i dei særskilde kategoriane, men kor du likevel skal bruke kontaktskjema. Til dømes informasjon om mistrivsel, enkeltvedtak og informasjon om personleg økonomi.
Bruk kontaktskjema om du er i tvil.
Meldingssystemet er ikkje meint som erstatning for det fysiske møte mellom foreldre og barnehagen. Du har framleis høve til å ringe eller be om eit eige møte med barnehagen.
Meldingar og fråværsmeldingar til barnehagen
Meldingar
- Foreldre kan opprette og sende nye meldingar til barnehagen, eller svare på meldingar frå barnehagen.
- Du kan ikkje lese eller sende meldingar til foreldre du ikkje har barn med.
- Alle tilsette i barnehagen kan lese meldingar som du sender til barnehagen via Vigilo.
Meldingar inneheld alle meldingstrådar som innlogga bruker er ein del av. Du kan også velje personar som du har felles foreldreansvar med, som mottakar av meldinga du sender.
Sjå hjelpeartiklar i Vigilo hjelpesenter:
- Trykk her for informasjon om å sende melding i foreldreportalen
- Trykk her for informasjon om å sende melding i App
Enkelte opplysningar skal du ikkje dele med barnehagen via meldingar, eller vedlegg til meldingar, i Vigilo. Dette gjeld mellom anna personopplysningar som fell inn under særskilde kategoriar etter personvernforordninga, eller informasjon om mistrivsel, enkeltvedtak eller personleg økonomi. Sjå "Kva kan du skrive i Vigilo?" for meir informasjon.
Du kan ikkje sjølv slette ei melding, eller vedlegg, du har sendt til barnehagen via Vigilo. Du må difor kontakte barnehagen om du ønskjer å få sletta ei melding. Ver merksam på at meldinga kan vere arkivverdig og skal lagrast lagra i kommunen sitt arkivsystem.
Fråværsmeldingar
Er barnet ditt borte frå barnehagen, melder du fråværet ved å sende ei fråværsmelding til barnehagen. Dette gjer du frå menypunktet Melde fråvær i foreldreportalen. Alle tilsette i barnehagen har tilgang til slike fråværsmeldingar. Det er tilstrekkeleg å oppgi fråværskode, du treng ikkje dele grunn til fråvær eller skrive inn andre tilleggsopplysningar.
Enkelte opplysningar skal du ikkje dele med barnehagen via fråværsmeldingar i Vigilo. Dette gjeld blant anna personopplysningar som fell inn under særskilde kategoriar etter personvernforordninga, eller informasjon om mistrivsel, enkeltvedtak eller personleg økonomi. Sjå "Kva kan du skrive i Vigilo?" for meir informasjon.
Du kan ikkje sjølv slette ei fråværsmelding du har sendt til barnehagen via Vigilo. Du må difor kontakte barnehagen om du ønskjer å få sletta ei fråværsmelding.
Ver merksam på at meldinga kan vere arkivverdig og dermed bli lagra i kommunen sitt arkivsystem.
Sjå hjelpeartiklar i Vigilo hjelpesenter:
Kontakt
Lurar du på noko? Ta kontakt med innbyggjarservice, så set dei deg i kontakt med rett person i kommunen.
- Trykk her for meir informasjon om korleis du kan ringe, sende e-post eller besøke kommunen.
- Treng du hjelp med det tekniske? trykk her for Vigilo sitt hjelpesenter.
Behandling av personopplysningar
Alver kommune samlar inn og behandlar personopplysningar som vi treng for å utføre våre lovpålagte oppgåver knytta til opplæringslova.
Vigilo hentar opplysningar om barn i Alver kommune og foreldra deira, samt opplysningar knytta til barn som har barnehageplass i kommunen. Systemet hentar opplysningane frå Folkeregisteret (FREG) og Kontakt- og Reservasjonsregisteret (KRR). Dette inkluderer opplysingar som namn, fødselsnummer, e-postadresse, familierelasjonar og bustadadresse. I tillegg behandlar vi opplysingar som blir registrert av tilsette ved barnehagen. Kontakt- og reservasjonsregisteret er ei fellesløysing som alle offentlege verksemder skal bruke.
Når vi samlar inn og brukar personopplysningar om deg, har du ei rekke rettar etter personopplysningslova og personvernforordninga. Du har mellom anna rett til innsyn, retting og sletting av opplysningane. Les meir om dette i vår personvernerklæring.