Personvernerklæring for skulane i Alver

Generelt om tryggleik og personvern for skulane i Alver

Alver kommune har gjennom satsinga si på Chromebook og digitale læringsprogram, datasystem som blir brukt på alle skular i Alver. Ved bruk av nokon av desse systema må personopplysningar behandlast for å kunna nytte tenesta. Før eit program eller system blir tatt i bruk, skal vi vurdere risikoen både når det gjeld det tekniske og organisatoriske, samtidig som vi tar vare på elevane og føresette sitt personvern.

Når kommunen nyttar eksterne leverandørar av program og datasystem, blir det inngått òg ein databehandlaravtale. Databehandlaravtalen regulerer korleis leverandøren behandlar personopplysningar på vegner av kommunen.

Kvifor behandlar vi personopplysningar om elevar og føresette?

Alver kommune samlar inn og behandlar personopplysningar som vi treng for å utføra dei lovpålagte oppgåvene våre. I denne samanhengen betyr det å utføra undervisning etter opplæringslova. Dette gjer vi for at elevar og lærarar skal kunna logga på og utføra oppgåvene sine.
Dersom Alver kommune skal behandla personopplysningar som ikkje er nødvendige for å utføra dei lovpålagte oppgåvene våre, vil vi sørga for at det vil vera eit lovleg grunnlag for dette, til dømes samtykke.

Kva er det rettslege grunnlaget for behandling av personopplysningane dine?

Her er nokre sentrale lover og forskrifter som regulerer behandlinga til kommunen av personopplysningar:

  • Opplæringslova inneheld reglar om mellom anna innsamling, bruk og lagring av opplysningar til bruk i grunnskulen.
  • Personopplysningslova og personvernforordning (GDPR) regulerer behandlinga til kommunen av personopplysningar.
  • Arkivlova inneheld mellom anna reglar for korleis dokument blir lagra, og dessutan avlevering til arkivinstitusjon
Kor hentar vi opplysningar frå?

Når vi tilbyr lovpålagte tenester til innbyggarane våre, kan vi, om nødvendig, hente opplysningar om deg frå andre offentlege styresmakter eller offentlege register, som til dømes Folkeregisteret. Du har alltid rett til å få vite kvar vi hentar opplysningane frå, i samband med tenestene dine og ytingar i kommunen.

Kva personopplysningar behandlar vi?
  • Kontaktopplysningar som namn, adresse, telefonnummer, e-postadresse.
  • Opplysningar om relasjonane dine til andre, eksempelvis namn på ektefelle, sambuar, barn og sivilstatus.
  • Opplysningar knytt til dei tenestene som du som innbyggar nyttar, i dette tilfellet skule.
Døme på system vi eller databehandlar hentar personopplysningar frå
  • Visma Flyt Skole
  • Googlekonto
  • Microsoftkonto
  • Mattemarathon
  • Skolestudio
  • iMAL
  • Conexus Engage (lærarverktøy)
  • Andre digitale læremidlar og verktøy som til dømes Tempolex, Multi Smart, Teams, etc. 

Microsoft365

Alver kommune har teke i bruk Microsoft365 for Education som verktøy for digital produksjon og digital samhandling. Kvar elev får sin konto hos Microsoft som eleven kan nå på www.office.com.

Moderne verktøy for digital produksjon og samhandling er naudsynt for at skulen på ein relevant måte kan arbeide med mål i læreplanen. Digital kompetanse er i den nye læreplanen skilt ut som ein eigen grunnleggjande ferdigheit, og utan tenlege digitale verktøy vil ein ikkje kunna arbeida mot grunnleggjande mål i læreplanen.

Formålet med oppretting av Microsoftkonto for elevane er å få tilgang til gode, moderne digitale verktøy.

Hovudverktøya i Microsoft365 eleven nyttar i sin produksjon er Word, Excel, PowerPoint og OneNote. For kommunikasjon og samhandling vil Teams, Outlook og SharePoint vere dei viktigaste verktøya. Elevane vil kunne samhandle i Minecraft Education Edition (MEE).

Eleven får eit personleg langringsområde som heiter OneDrive.
Pålogging til Microsoft365 skjer med e-postadressa til eleven og passordet eleven har i Feide.

Eleven kan med Microsoft365 nå det digitale skulearbeidet sitt så lenge dei har tilgang til internett.

Cromebook

Chromebook er brukt som eit nettverktøy for å nå skybaserte tenester. Chromebøker er valt på grunn av lite vedlikehald, god batteritid og rask oppstart. Prisen er også lågare, så ein har kunna gjere innkjøp av fleire maskiner innanfor rådande budsjett.
Alver kommune har valt Microsoft365 som gjeldande digitalt kontorverktøy, så kommunen har ikkje gitt tilgang til verken kontorstøtteverktøya eller samhandlingsverktøya til Google for elevbrukarar. Det er berre nettlesaren Google Chrome, Google maps, Google Disk og videodelingstenesta YouTube som er open for elevane. Posisjonsdata og nettlesarlogg er også de-aktivert på Chromebøkene. Elevane har heller ikkje høve til å logge seg på skulen sine Chromebøker med private Google-kontoar.
Det vert brukt dei same personopplysningane for oppretting av Googlekontoar som for oppretting av Microsoft-kontoar. Google har strenge restriksjonar på skulekontoar i forhold til private Googlekontoar. Personlege data frå skulekontoar hos Google vert ikkje delt med tredjepartsleverandørar. Det vert heller ikkje samla inn personleg brukardata til kommersielle føremål.

Korleis får føresette innsyn?

Du har rett til innsyn i dei personopplysningane som vi behandlar om deg. Dersom du har spørsmål kring dette kan du ta kontakt med skuleleiinga på din skule.

Rett til å få korrigert uriktige personopplysningar

Dersom opplysningane våre om deg ikkje er riktige, har du rett til å få korrigert desse. Det gjeld òg dersom vi ikkje har fullstendige opplysningar om deg.

Ta kontakt med skuleleiinga på din skule.

Når blir opplysningane sletta?

Vi lagrar personopplysningane dine hos oss så lenge det er nødvendig for det formålet som personopplysningane vart samla inn for. Dette betyr til dømes at personopplysningar som vi behandlar på grunnlag av samtykket ditt blir sletta viss du trekker samtykket ditt.

Personopplysningar vi behandlar for å oppfylle ei lovpålagt plikt blir lagra så lenge lovheimelen krev det.

Avhengig av system, blir dataa sletta etter mellom 0-12 månader. Dersom data er arkivverdig, blir dei lagra etter arkivlova.

Brukarkontoar (Google og Microsoft) og lagra data knytt til desse, vert sletta når eleven går ut av 10. klasse. Data som då vert sletta vil ikkje kunna gjenopprettast.

Digital dømmekraft

Alver kommune skal syte for at dei tilsette i skulane er i stand til å gjennomføre god opplæring i digital dømmekraft. Skuleleiarane skal syte for at rutinar som gjeld for personvern i skulane er godt kjente for elevar, føresette og tilsette. 

Mest stilte spørsmål kring personvern i skulane og svar på desse

Lagring og behandling av data er regulert i ein databehandlaravtale mellom IKTNH og Alver kommune. Elevdata vil slettast frå system IKTNH driftar når eleven ikkje lengre er elev i Alver kommune.

Kva vert logga?

  • Nettrafikk i kommunale nett
  • Brannmur/Nettfilter
    • Trådlausnettet i kommunen har eit nettfilter som sperrar tilgang til kjente svindelsider og kjente sider med ulovleg innhald. Dette filteret er definert av brannmurleverandøren.
    • Google har i tillegg eit eige filter for elev/skulebrukarar på Chromebook som sperrar nettsider som Google har definert. IKTNH har ikkje innsyn i liste over desse nettsidene, og har heller ikkje logg på trafikk som vert sperra i Google sitt filter.
  • Påloggingstid
  • IP-adresse

Kven har tilgang til loggane?

  • IKTNH: Systemansvarleg, tilsette og underleverandører med tenestleg behov hos IKTNH har tilgang til ulike systemloggar
  • Alver kommune: Ingen tilsette i kommunen har tilgang til logg/loggane.

Ved kva situasjonar vert loggar undersøkte?

Det vil vere ulike loggar som vert undersøkt ved ulike situasjonar/tekniske løysingar. Logginga er automatisert og vert ikkje overvaka av personell i sanntid.
Loggar vert undersøkt typisk:

  • Når det er ein del av politietterforsking
  • Ved mistanke om fusk, til dømes på eksamen
  • Særskilte grunnar, td skulemiljøsaker som må undersøkjast med omsyn til bruk av digitale verktøy
  • Feilsøking av tekniske problem
  • Krav om innsyn (Innsynsbegjæring) frå føresette.
  • Undersøking rundt mistanke om cyberangrep

Kva informasjon finn ein dersom loggane vert undersøkt?

  • Av- og pålogging i Google for brukar. Loggen til maskina kan fortelje kva brukar som har brukt maskina sist. Vi kan ikkje sjå kva som er gjort på sjølve maskina utan godkjenning av brukar.
  • Av og pålogging i Office
  • Kva filer som er brukt av kven i Office365 online
  • Kva offisielle IP-adresser ein loggar på Office365 frå
  • Loggen kan vise kor mykje trafikk kvar av dei godkjente O365-appane i Office brukar
  • Printloggen kan vise når brukar har teke ei utskrift, og namn på dokumentet som er skrive ut
  • Nettverksloggen kan vise kva tid maskina er logga til kommunalt trådlaustnett
  • Brannmurloggen kan vise kva online-applikasjonar som har vore brukt i kommunale nett.

Kor lenge vert loggen lagra?

  • I Office365 vert loggen lagra i 30 dagar.
  • I brannmuren vert trafikkloggen frå kommunale nett lagra om lag 14 dagar. Lagringa av pålogging eller forsøk på pålogging til nettsider kan lagrast fleire månadar. For Chromebook vert maskina identifisert i brannmurloggen, ikkje brukar.
  • Printloggen er lagra i 27 dagar.

Kva identifiseringar ligg i loggen?

  • Når det er aktivitet i våre nett ser vi dette:
    • I alle loggar ser vi brukarnamn
    • I mange loggar får vi opp namn
    • I dei fleste loggar får vi opp IP-adresse
    • I O365 ser vi namn, brukarnamn og offisiell IP-adresse
  • Ein kan krysskople informasjon frå fleire system for å sjå kva skule og gruppe eleven er medlem av

Sist oppdatert: 17.11.2022
Publisert: 22.09.2022